Mi az a pénztárgépnapló? Miért olyan fontos?

A pénztárgépnaplót legjobban egy gépjármű forgalmi engedélyéhez tudnánk hasonlítani.
A pénztárgépnaplóba a pénztárgép üzemelésével és szervizelésével kapcsolatos bejegyzéseket kell megtenni. A pénztárgépnapló végig kíséri a pénztárgép egész élet útját az első üzembe helyezéstől a forgalomból történő végleges kivonásig. Ha bárki új vagy használt pénztárgépet vásárol, akkor a vásárlással egy időben új pénztárgépnaplót kell az eladónak kiállítani. Nagyon fontos pénztárgépnapló nélkül a pénztárgép nem helyezhető üzembe.

A pénztárgépnaplóban minden olyan eseményt pontosan rögzíteni kell, amely működésével és használatával kapcsolatos. A pénztárgép váratlanul meghibásodik és működésének helyreállítására a felhasználó nem képes, akkor a meghibásodás pontos idejét (év, hó, nap, óra, perc) rögzíteni kell a pénztárgépnaplóban, továbbá ugyanekkor rögzíteni kell azt is, hogy a gép meghibásodásáról a szervizt értesítették.
A pénztárgépgép, javításra kerül a szervizbe és a javítás idejére cseregép, kerül kiadásra. A meghibásodott pénztárgép javítása befejeződött és az visszakerül az üzembetartóhoz. A pénztárgépet ellopták vagy megsemmisült és újra használatra nincs lehetőség.
Az éves felülvizsgálat elvégzésének ténye valamint az éves felülvizsgálatról készült adatlap.
Ha a gépnapló kitöltése egyáltalán nem, vagy nem az előírtak szerint történik, akkor a NAV a mulasztásért bírságot szabhat ki.

Szigorú számadás alá kell vonni attól kezdve, amikor valaki pénztárgépet szerzett be és azt a szerviz üzembe helyezte így tehát be kell vezetni a szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartásába.
Az üzemeltető a gépnaplót köteles az üzemeltetés helyén tartani. Ez azért fontos, mert a pénztárgép használatát ellenőrző adóhatóság és a gép szervizelését végző szerv csak így tud meggyőződni arról, hogy ki a pénztárgép arra jogosult felhasználója, üzemeltetője. A műszerész számára előírás, hogy ha a gépnapló nincs az üzemeltetés helyén, akkor a szerviz tevékenység nem kezdhető el.
Ha a pénztárgép üzemeltetésének helyén ellenőrzést végző adóellenőrök a pénztárgépnapló hiányát állapítják meg, akkor az üzemeltető biztosan számíthat mulasztási bírságra, még akkor is, ha azt a hivatal felhívására később bemutatja.

Az üzemeltető köteles a pénztárgépnaplót a leállítástól számított 8 évig megőrizni.
De nemcsak a gépnaplót, hanem ezen felül a beszerzését igazoló számlát, a pénztárgép éves forgalmi kiíratások szalagjait, a záró kiíratás szalagját és a NAV felé továbbított adatközlő lapok másolatait is.